ОСОБЕННОСТИ IT-ОПТИМИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА

Раздел: Оптимизация IT
04.03.2019
  • ОСОБЕННОСТИ IT-ОПТИМИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА
  • В малом бизнесе востребованы те же IT-сервисы, что и для крупной компании.
    В этой статье мы расскажем что необходимо учесть при оптимизации IT-инфраструктуры небольшой организации

Оптимизация IT-инфраструктуры организации призвана автоматизировать все возможные бизнес-процессы, а также снизить совокупную стоимость владения информационными системами и компьютерной техникой.

При этом снижение совокупной стоимости владения не означает экономию на первичной закупке программного и аппаратного обеспечения.

Совокупная стоимость владения рассчитывается на основе капитальных и опциональных расходов в отношении периода и частоты использования той или иной единицы IT-инфраструктуры.

Рассмотрим пример оптимизации затрат на компьютерную технику.

При закупке 4 принтеров для турфирмы необходимо оптимизировать затраты. Планируемый период использования оргтехники – 5 лет. Среднее количество печатаемых на одном принтере в день листов составляет 30 штук, печать черно-белая. 

На основании этих данных учитывается не только цена принтера (капитальные расходы), но и опциональные расходы: стоимость обслуживания (техническое обслуживание, заправка картриджа, замена и ремонт основных элементов), расходные материалы (картриджи, тонеры).

В одном году в среднем 247 рабочих дней.

247*5= 1 235 (рабочих дней за 5 лет)

1235*30=37 050 (печатных листов за 5 лет использования принтеров)

Пример таблицы сравнения для расчета совокупной стоимости владения

 

Марка N

Марка K

Марка Z

Цена принтера

14 000

10 500

14 500

Цена картриджа

1 500

2 100

1 700

Ресурс картриджа

3 000

2 700

2 500

Затраты на печать: расходные материалы – оригинальные картриджи

(37 050 : 3 000) * 1 500 = 18 525

(37 050 : 2 700) * 2 100 = 28 817

(37 050 : 2 500)  * 1 700 = 25 194

Среднее количество возможных заправок картриджа

8

10

8

Требуемое количество оригинальных картриджей для заправки

2

2

2

Цена 1 заправки картриджа

300

300

300

Затраты на печать: расходные материалы – восстановленные картриджи

2* 1 500 + ((37 050  - 3000*2) : 3000) * 300 = 3 150

2*2 100 + ((37 050 – 2 700*2) : 2 700)*300 = 7 716

2*1700+((37 050 – 2*2500):2500)*300 = 7 246

Стоимость сервисного обслуживания в год

3 000

5 000

5 000

Общая стоимость владения за 5 лет (оригинальные картриджы)

14 000 + 18 525 + 5 * 3 000 = 47 525

10 500 + 28 817 + 5 * 3 000 = 54 317

14 500 + 25 194 + 5 * 3 000 = 54 694

Общая стоимость владения за 5 лет (восстановленные картриджи)

14 000 + 3 150 + 5*3 000 = 32 150

10 500 + 7 716 + 5*3 000 = 33 216

14 500 + 7 246 + 5*3 000 = 36746

 

При расчете стоимости всех затрат принимается решение о закупке принтеров марки N по более высокой цене, так как дальнейшая стоимость обслуживания, включая стоимость картриджей и сервисное обслуживание получается ниже.

Совокупная стоимость владения принтером марки N и марки K при использовании дозаправки примерно одинаковая, но так как предпочтение отдается оригинальным картриджам, при использовании которых стоимость ниже у принтера марки N принимается решение о закупке принтеров Этой марки.

Это упрощенный пример. Дополнительно необходимо учитывать замену основных элементов, какие элементы являются съемными и т.д.

Для оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру используется расчет совокупной стоимости владения

Аналогичным образом рассчитывается стоимость владения различным программным обеспечением.

Для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей совокупную стоимость владения рассчитать легче, чем для крупного предприятия.

Нет крупных информационных систем, со сложными зависимостями. Кроме того, в большинстве случаев можно использовать бесплатные аналоги известных офисных продуктов и сетевых интерфейсов.

Автоматизации бизнес-процессов связана с внедрением информационных систем, выбором правильной компьютерной техники, которые помогут уменьшить число операций и этапов в процессе.

Рассмотрим важные составляющие оптимизации ИТ-направления в малом и микро бизнесе.

Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом и плох тот малый бизнес, который не планирует стать крупной корпорацией.

Масштабируемость

IT-инфраструктура должна быть масштабируемой.

Начинается все с сетевой инфраструктуры. Придумывать точечные и временные решения на скорую руку как минимум недальновидно. Рациональнее сразу распланировать структуру локальной сети организации, которая легко расширяется и предусматривает разграничение доступа для дальнейшего обеспечения информационной безопасности.

Если мы говорим про информационные системы, то данных из них должны легко экспортироваться в один из стандартных форматов, чтобы была возможность настройки интеграции между несколькими системами.

У программного обеспечения должен быть запас использования на будущее, как минимум срок поддержки производителем на ближайшие 3 года. Приобретение и установка заведомо устаревшего программного обеспечения влекут за собой самые негативные последствия в будущем.

Аппаратное обеспечение также закупается с определенным запасом физических мощностей (производительность, физическая память и т.д.)

Стандартизация программного обеспечения и оборудования

На профессиональном языке даже есть такой термин как «зоопарк» оборудования.

Несистемная закупка компьютерной техники приводит к плачевным результатам.

Разнообразие принтеров и другого периферийного оборудование, комплектация автоматизированных рабочих мест пользователей по остаточному принципу пополняют «зоопарк» техники и программного обеспечения, усложняя их техническую поддержку.

Не говоря уже о постоянно плодящихся узко направленных информационных системах и сервисах.

В такой IT-инфраструктуре невозможно перейти к следующему шагу оптимизации.

Централизация

Для формирования контура информационной безопасности организации, защиты от внешних угроз необходимо централизованное управление всей инфраструктурой.

Централизация позволяет структурировать систему хранения данных на файловом сервере (файловом хранилище), обеспечить резервное копирование, управлять почтовым интерфейсом, проводить мониторинг и обновление и т.д.

Централизация как элемент ИТ-оптимизации снижает трудозатраты на обслуживание.

Регламентирование и документация

Принцип «Да у нас в компании 15 человек и системный администратор Петя все и так помнит» эффективен до того момента, пока Петя не решит уволиться. Даже если он честно передаст вам все логины пароли, распишет приемнику сетевую инфраструктуру, разбираться новый сотрудник будет как минимум месяц.

Другой возможный вариант, ваша компания начинает развиваться, увеличивается нагрузка и на системных администраторов. В лучшем случае проведение регламентных работ по обслуживанию серверов делается «по памяти». Пока Петя помнит, данные резервируются, программное обеспечение своевременно обновляется. Дальше вывод понятен. Держать все в голове невозможно, а для бизнеса – очень рискованно.

Поэтому оптимизация ИТ направлена также на разработку всей документации, регламентирующей работу ИТ-инфраструктуры.

Любая информационная система должна сопровождаться документацией.

Все регламентные работы должны проводиться в соответствии с утвержденными правилами.

Для пользователей тоже необходимо разработать правила работы в локальной сети организации и правила пользования электронной почтой. Это позволит снизить угрозы информационной безопасности, связанные с вирусным заражением.


Новые публикации

24 марта 2019, 16:37 РАЗРАБОТКА ДИЗАЙНА INSTAGRAM-СТРАНИЦЫ: БЫСТРО И БЕСПЛАТНО

  • РАЗРАБОТКА ДИЗАЙНА INSTAGRAM-СТРАНИЦЫ: БЫСТРО И БЕСПЛАТНО
  • Мы научим вас как быстро создать красивое оформление для Инстаграм, учитывая современные тренды дизайна, чтобы страница в социальной сети была стильной. Профессиональный дизайн за один день бесплатно.

04 марта 2019, 15:40 ОСОБЕННОСТИ IT-ОПТИМИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА

  • ОСОБЕННОСТИ IT-ОПТИМИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА
  • В малом бизнесе востребованы те же IT-сервисы, что и для крупной компании.
    В этой статье мы расскажем что необходимо учесть при оптимизации IT-инфраструктуры небольшой организации

27 февраля 2019, 19:19 ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ НА ВАШЕМ САЙТЕ

  • ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ НА ВАШЕМ САЙТЕ
  • А вы законно используете форму обратной связи? Узнайте, какие требования предъявляются к сбору информации о пользователях в соответствии с действующим законодательством.

23 февраля 2019, 17:25 ПОИСКОВАЯ ОПТИМИЗАЦИЯ САЙТА В 2019 ГОДУ

  • ПОИСКОВАЯ ОПТИМИЗАЦИЯ САЙТА В 2019 ГОДУ
  • Какие нюансы учесть при создании собственного сайта. На что обратить внимание в техническом плане. Советы по оптимизации сайта для поисковых систем в 2019 году.

21 февраля 2019, 15:58 5 ПОДСКАЗОК, ЧТОБЫ СОЗДАТЬ САЙТ САМОСТОЯТЕЛЬНО

  • 5 ПОДСКАЗОК, ЧТОБЫ СОЗДАТЬ САЙТ САМОСТОЯТЕЛЬНО
  • Простые, но важные советы для тех, кто хочет попробовать создать свой первый сайт самостоятельно. Статья поможет быстро разобраться в основах разработки сайта и создать свой первый интернет-ресурс.